Müşteri bilgilerini farklı notlar ve listeler arasında aramak yerine tek bir rehberde toplamak, günlük iletişiminizi daha düzenli hâle getirir. Gestero’nun Müşteriler bölümü; iletişim bilgilerini, müşteri etiketlerini, notları ve pazarlama iletişim izinlerini birlikte yönetmenizi sağlar.
Bu rehberde müşteri ekleme, etiketleme, arama ve izin takibi adımlarını bulabilirsiniz. Ekran görüntülerindeki “Örnek Müşteri” ve ornek@example.com bilgileri anlatım için hazırlanmıştır; gerçek bir müşteri kaydı oluşturulmamıştır.
1. Müşteri rehberinizi açın
Gestero panelinde Müşteri ve iletişim → Müşteriler bölümüne girin. Müşteri rehberinde ad ve iletişim bilgileri, etiketler, e-posta izni, SMS izni ve aktiflik durumu aynı listede görüntülenir.
Üstteki özet kartları aktif müşteri sayısını, e-posta izni olan aktif müşterileri ve SMS izni olan aktif müşterileri gösterir. Bu sayılar farklı amaçlara hizmet eder: bir müşterinin aktif olması, her iletişim kanalında pazarlama izni bulunduğu anlamına gelmez.
2. Yeni müşteri kaydı hazırlayın
Müşteri ekle düğmesine basın. Açılan formdaki Ad soyad, E-posta ve Telefon alanlarını doldurun. Telefon numarasını ülke koduyla girin. İletişim bilgilerini kaydetmeden önce yazım hatalarını kontrol edin.
Notlar alanına, sonraki görüşmelerde işinizi kolaylaştıracak kısa ve ilgili bilgiler yazabilirsiniz. Örneğin müşterinin ilgilendiği hizmet grubunu belirtmek, ekibin aynı bağlamla iletişim kurmasına yardımcı olur. Kaydı tamamlamak için Müşteriyi kaydet düğmesini kullanın.
3. Etiketlerle müşteri gruplarınızı oluşturun
Etiketler alanında birden fazla etiketi virgülle ayırarak girebilirsiniz. Örneğin Eğitim, Yeni hizmetler yazdığınızda aynı müşteriyi iki farklı grupla ilişkilendirmiş olursunuz. En fazla 20 etiket eklenebilir; her etiket en fazla 50 karakter olabilir.
Etiketleri tutarlı adlandırın. Aynı grubu farklı kayıtlarda farklı isimlerle yazmak, arama ve hedef kitle seçimini zorlaştırabilir. İşletmenizin sunduğu hizmetler veya müşterinin ilgi alanları gibi anlaşılır bir sınıflandırma ile başlayabilirsiniz.
Bu etiketler E-posta Kampanyaları bölümünde hedef kitle seçmek için de kullanılır. Böylece tüm müşterilere aynı mesajı göndermek yerine duyurunuzla ilgili gruplara odaklanabilirsiniz. Kampanya oluşturma adımları için E-posta Kampanyaları kullanım rehberimize göz atabilirsiniz.
4. E-posta ve SMS izinlerini ayrı yönetin
Formun Pazarlama iletişim izinleri bölümünde e-posta ve SMS izinleri ayrı alanlardır. Her kanal için Bilinmiyor, İzin var veya İzin yok / geri çekildi durumlarından uygun olanı seçin. Yalnızca müşterinin verdiği izne dayanarak kayıt yapın.
İzin verme veya geri çekme değişikliklerinde İzin kaynağı / açıklama alanı gereklidir. Kaynak bilgisini açık ve anlaşılır biçimde yazın. Değişiklik zamanı ve işlemi yapan kullanıcı izin geçmişine kaydedilir.
Bir e-posta adresinin veya telefon numarasının kayıtlı olması tek başına o kanalda izin bulunduğunu göstermez. Bilinmeyen veya geri çekilen izinler kampanya alıcılarına dahil edilmez. İzin durumu ile müşteri aktifliğini ayrı ayrı kontrol edin.
5. Arama ve filtrelerle doğru kaydı bulun
Müşteri ara alanında ad, e-posta, telefon veya etiket bilgisiyle arama yapabilirsiniz. Etiket filtresiyle belirli bir gruba, Durum filtresiyle aktif veya arşivlenen kayıtlara odaklanabilirsiniz.
İletişim izni filtresindeki “E-posta izni olanlar” ve “SMS izni olanlar” seçenekleri, ilgili iletişim bilgisi ve izni bulunan aktif müşterileri gösterir. Sonuç beklediğinizden azsa arama metnini, seçili etiketi ve diğer filtreleri birlikte kontrol edin.
6. Bilgileri güncelleyin ve izin geçmişini inceleyin
Tablodaki Müşteriyi düzenle işlemiyle iletişim bilgilerini, etiketleri ve notları güncelleyebilirsiniz. Müşteri ayrıntılarını ve izin geçmişini görüntüle işlemi ise mevcut bilgileri ve iletişim izin geçmişini açar. Geçmişte kanal, izin durumu, iletişim bilgisi, kayıt zamanı ve kaynak açıklaması yer alır.
E-posta veya telefon değiştiğinde ilgili kanalın izni sıfırlanır. Önce yeni iletişim bilgisini kaydedin; ardından yeni bilgi için verilen izni ayrıca kaydedin. Böylece eski bir adrese veya numaraya ait izin, yeni bilgiye otomatik taşınmaz.
7. Kullanılmayan kayıtları arşivleyin
Aktif rehberinizde tutmak istemediğiniz bir kayıt için Müşteriyi arşivle işlemini kullanabilirsiniz. Açılan penceredeki bilgileri kontrol edip Arşivle düğmesiyle tamamlayın. Müşteri bilgileri ve izin geçmişi saklanır; arşivlenen müşteri kampanya alıcılarına dahil edilmez.
Arşivlenen kayıtları Durum filtresinden görüntüleyebilirsiniz. Tekrar kullanmanız gerektiğinde kaydı düzenleyip Müşteriyi yeniden etkinleştir seçeneğini kullanın ve kaydedin. İletişim izinlerini ayrıca değerlendirin; yeniden etkinleştirme yeni bir izin oluşturmaz.
Düzenli bir müşteri rehberi için kısa kontrol
İletişim bilgilerini güncel ve doğru tutun.
Etiketleri aynı adlandırma düzeniyle kullanın.
E-posta ve SMS izinlerini birbirinden ayrı kontrol edin.
İzin değişikliklerinde kaynak açıklamasını kaydedin.
İletişim bilgisi değişikliklerinden sonra izin durumunu yeniden inceleyin.
Kampanyadan önce aktiflik, etiket ve izin koşullarını doğrulayın.
Gestero panelinize giriş yapın ve müşteri rehberinizi hazırlayın. Güncel bilgiler ve anlaşılır etiketler, ekibinizin müşterileri daha kolay bulmasına ve sonraki kampanyalarını daha düzenli hazırlamasına yardımcı olur.