Instagram, Facebook Messenger ve WhatsApp üzerinden gelen müşteri mesajlarını takip ederken konuşmalar arasında geçiş yapmak zaman alabilir. Gestero Gelen Kutusu, uygun kanal bağlantıları tamamlandığında sosyal mesajları tek bir çalışma alanında takip etmenize ve ekibinizle yanıtlamanıza yardımcı olur. Gestor desteğiyle belirlediğiniz saatlerde otomatik yanıt akışını da yönetebilirsiniz.
Bu rehberde bağlantı hazırlığı, görüşmeleri takip etme, ekibin konuşmayı devralması ve Gestor ayarlarını bulabilirsiniz. Özelliklerin kullanımı ilgili kanalın etkinliğine, bağlantı yapılandırmasına ve hesabınızın yetkilerine bağlıdır. Ekran görüntüsü bağlantı öncesi boş gelen kutusunu gösterir; rehber hazırlanırken hesap bağlanmamış veya mesaj gönderilmemiştir.
1. Gelen Kutusu’nu açın
Gestero panelinde Müşteri ve iletişim → Gelen kutusu bölümüne girin. İki ana bölüm bulunur: Gelen kutusu ve Bağlantılar ve Gestor. İlki konuşmaları takip etmek, ikincisi kanal bağlantılarını ve otomatik yanıt ayarlarını yönetmek içindir.
Görüşme listesinde müşteri adı, kanal, son mesaj, tarih ve konuşmanın açık veya kapalı durumu görüntülenir. Ayrıca görüşmeyi ekibin mi, Gestor takviminin mi yönettiğini görebilirsiniz. Bir konuşmayı seçtiğinizde mesaj geçmişi sağdaki alanda açılır.
2. Kanal bağlantılarını hazırlayın
Bağlantılar ve Gestor bölümünü İşletme Admin hesabıyla açın. WhatsApp, Instagram ve Facebook Messenger için ayrı bağlantı kartları bulunur. Kullanmak istediğiniz kanalın modül ve bağlantı durumunu kontrol edin.
Bağlantı kullanılabilir olduğunda ilgili “… bağla” düğmesiyle başlayın. Hazırlık sonrasında Meta ile devam et akışından hesabınıza giriş yapıp mesajlaşma izinlerini onaylayın. Son adımda bağlanacak hesabı seçip Seçili hesabı bağla işlemini tamamlayın. Hesap ve kanalınıza göre ek adımlar gösterilebilir.
Bağlantı düğmesi kullanılamıyorsa paneldeki açıklamayı okuyun. “Bu kanal için bağlantı şu an kullanılamıyor” mesajında destek ekibiyle bağlantı hazırlığını kontrol edin. Paketinizde kanal etkin değilse ilgili mesajlaşma modülünün etkinleştirilmesi gerekir. Mevcut bir bağlantı için yeniden bağlanma uyarısı görünüyorsa aynı bölümden bağlantıyı yenileyin.
3. Kanal filtresiyle konuşmalara odaklanın
Gelen kutusu bölümündeki Kanal filtresiyle tüm kanalları birlikte veya belirli bir kanalı görüntüleyebilirsiniz. Yoğun saatlerde önce tek kanala odaklanmak, konuşmaları sırayla ele almanızı kolaylaştırabilir.
Bir görüşmeyi açtığınızda son mesajı tek başına değerlendirmek yerine geçmiş konuşmayı okuyun. Müşterinin talebini, varsa önceki ekip yanıtlarını ve görüşmenin mevcut durumunu kontrol edin. Henüz görüşme görünmüyorsa ilgili hesabın bağlantısını ve mesajlaşma etkinliğini inceleyin.
4. Görüşmeyi devralın ve yanıtlayın
Görüşme otomatik akıştaysa, yetkiniz bulunduğunda Görüşmeyi devral düğmesiyle konuşmayı ekibe geçirebilirsiniz. Yanıtınız alanına mesajınızı yazın ve Mesajı gönder düğmesine basmadan önce metni kontrol edin.
Manuel yanıt gönderdiğinizde de görüşme ekibe geçer. Konuşmanın tekrar kanalın Gestor saatlerine göre yönetilmesini istediğinizde Gestor takvimine bırak işlemini kullanabilirsiniz. Bu işlem, kanalın etkinlik ve takvim ayarlarına göre değerlendirilir.
İşi tamamlanan görüşmeler için Görüşmeyi kapat, gerektiğinde Yeniden aç seçenekleri bulunur. Yanıt gönderebilmek için görüşmenin açık olması ve paneldeki yanıt süresinin uygun olması gerekir. Panel “24 saatlik yanıt süresi doldu” uyarısını gösterdiğinde yeni müşteri mesajı beklenir.
5. Gönderim sonucunu mesajın altında izleyin
Mesajı göndermekle gönderim sonucunu doğrulamak ayrı adımlardır. Giden mesajın altında Sırada, İşleniyor, Meta tarafından kabul edildi, Teslim edildi veya Okundu gibi durumlar görüntülenebilir. Durum bilgisi kanalın sağladığı sonuca göre güncellenir; her mesajda bütün aşamaların görünmesini beklemeyin.
Gönderilemedi veya Sonuç doğrulanamadı durumunda mesajın altındaki hata açıklamasını inceleyin. Yanıtı tekrar yazmadan önce bağlantı durumunu ve mevcut mesajın sonucunu kontrol etmek, aynı yanıtın gereksiz yere yinelenmesini önlemeye yardımcı olur.
6. Gestor bilgi bankasını düzenleyin
Bağlantılar ve Gestor → Gestor işletme bilgi bankası bölümünde doğrulanmış işletme bilgilerini hazırlayın. Her satıra tek ve tam bir bilgi yazın. Hizmetleriniz, müşterinin size nasıl ulaşacağı ve doğrulanmış çalışma bilgileri gibi konuları kısa ve açık cümlelerle belirtin.
Ardından Bilgi bankasını kaydet düğmesini kullanın. Bu içerik Gestero Chat için de geçerlidir; değişiklik yaparken her iki kullanım alanını düşünün. Güncel olmayan veya doğrulanmamış ifadeleri bilgi bankasında tutmayın. Web sitesi sohbeti için Gestero Chat ve WordPress kurulum rehberini de inceleyebilirsiniz.
7. Gestor çalışma saatlerini belirleyin
Bağlı kanalın kartında Mesajlaşma etkin ve Seçilen saatlerde Gestor yanıtlasın seçeneklerini kontrol edin. Saat dilimini ve günlere göre başlangıç-bitiş saatlerini belirleyip Gestor takvimini kaydet düğmesine basın.
Günler aralığın başladığı günü belirtir. Örneğin 18:00–09:00 seçimi ertesi sabaha kadar sürer; başlangıç ve bitiş saati aynı olamaz. Her kanalın takvimini kendi kullanım ihtiyacına göre gözden geçirin. Gestor yanıtlayamadığı soruları ekibe devredebilir; görüşmeleri ekip olarak takip etmeye devam edin.
Günlük mesaj takibi için kısa kontrol
Kanalların bağlantı ve etkinlik durumunu kontrol edin.
Görüşme geçmişini okuyup konuşmayı kimin yönettiğine bakın.
Yanıt gönderdikten sonra mesajın sonucunu izleyin.
Tamamlanan görüşmeleri kapatın.
Bilgi bankası ve kanal takvimlerini güncel tutun.
Gestero panelinize giriş yapın, Gelen Kutusu bölümünü açın ve işletmenizin kanal bağlantılarını gözden geçirin.