Web sitenizdeki sohbet alanına gelen soruların önemli bir bölümü aynı konular etrafında toplanabilir: hangi hizmetleri sunduğunuz, çalışma şekliniz veya ziyaretçinin size nasıl ulaşacağı. Gestero Chat içindeki Gestor’u bu sorular için hazırlarken ilk adım, işletmenize ait doğru ve güncel bilgileri düzenlemektir.
Bu rehberde Gestor’un işletme bilgi tabanını, cevap dillerini ve çalışma saatlerini ele alıyoruz. Sohbet alanını henüz sitenize eklemediyseniz önce WordPress eklentisini de kapsayan Gestero Chat kurulum rehberini inceleyebilirsiniz.
1. Gestor Ayarları bölümünü açın
Panelde Müşteri ve iletişim → Gestero Chat → Gestor Ayarları yolunu izleyin. Burada işletme bilgi tabanını, cevap dillerini ve gün bazındaki çalışma saatlerini hazırlayabilirsiniz. Düzenleme seçenekleri hesabınızın yetkilerine bağlıdır.
Gestor aktif seçeneği genel etkinliği belirler. Etkinleştirmeden önce bilgi tabanını ve çalışma düzenini tamamlayın. Gestor kullanımı ayrıca hesabınızın erişimine, kullanılabilir krediye ve hizmet yapılandırmasına bağlıdır.
2. Bilgi tabanını müşterinin sorularına göre yazın
Gestor işletme bilgi tabanı alanına müşterilerle paylaşılabilecek, doğruladığınız bilgileri ekleyin. Hizmet kapsamı, çalışma şekli, teslimat süreci ve sık sorulan sorular iyi bir başlangıçtır. Uzun bir tanıtım paragrafı yerine her satırda tek bir konuyu açıklamak, içeriği güncellemenizi kolaylaştırır.
Örneğin kendi işletmenizin gerçek koşullarıyla doldurabileceğiniz bir yapı şöyle olabilir:
Hizmetler: Hangi hizmetler sunuluyor, hangileri kapsam dışında?
Başvuru: Ziyaretçi randevu veya görüşme talebini hangi bağlantıdan oluşturabilir?
Fiyat yaklaşımı: Sabit fiyat var mı, yoksa kapsam değerlendirmesi sonrası teklif mi hazırlanıyor?
Süreç: Talep alındıktan sonra hangi adımlar izleniyor?
İletişim: Müşterinin kullanabileceği güncel ve herkese açık iletişim kanalları hangileri?
Örnek bir kayıt, işletmenizin sürecini gerçekten yansıtıyorsa, “Hizmet kapsamını değerlendirdikten sonra teklif hazırlıyoruz; teklif istemek için web sitemizdeki iletişim formunu kullanabilirsiniz.” olabilir. Gerçekte sunmadığınız bir hizmeti, kesinleşmemiş fiyatı veya doğrulayamadığınız teslim süresini eklemeyin.
3. Bilgi eksiklerini açıkça giderin
“Her konuda yardımcı oluruz” gibi genel ifadeler, belirli bir müşteri sorusunun yanıtını vermez. Örneğin ziyaretçiler sürekli hizmet bölgenizi soruyorsa bu bilgiyi açık bir kayıt halinde yazın. Değişen hizmet koşullarını güncellerken eski ve çelişen ifadeleri de kaldırın.
Bilgi tabanına parola, erişim anahtarı, özel müşteri kaydı veya kişisel veri eklemeyin. Buraya yazdığınız metinleri ziyaretçiye sunulabilecek içerik olarak değerlendirin. Gestor’un işletmeyle ilgili bir soruya yanıt üretebilmesi için gereken bilginin açıkça bulunması önemlidir; bilgi olmayan konularda tahminde bulunmasını beklemeyin.
4. Cevap dillerini seçin
Gestor cevap dilleri bölümündeki Türkçe ve English seçeneklerini ziyaretçi kitlenize göre düzenleyin. İşletmenize özgü hizmet adlarının ve süreçlerin farklı dillerde anlaşılır olduğundan emin olun.
Dil seçimi, bilgi tabanındaki eksik bir hizmet bilgisini tamamlamaz. Önce doğru içeriği hazırlayın, ardından ziyaretçilerinizin sorabileceği örnek soruları ilgili dillerde kontrol edin.
5. Gün bazında çalışma saatlerini hazırlayın
Gestor çalışma saatleri alanında günleri ayrı ayrı etkinleştirip Başlangıç ve Bitiş saatlerini belirleyebilirsiniz. Ekranda gösterilen saat dilimini dikkate alın. Buradaki saatler, işletmenizin fiziksel açılış saatleriyle aynı olmak zorunda değildir; otomatik görüşme akışında Gestor’un çalışacağı zamanları planlamak içindir.
Örneğin ekibiniz gündüz yanıt veriyor ve akşam desteğini Gestor’a bırakmak istiyorsanız ilgili gün için 18:00–09:00 gibi bir aralık değerlendirebilirsiniz. Bitiş saati başlangıçtan önce olduğunda aralık ertesi gün sona erer. Pazartesi için tanımlanan bu örnek, salı sabahına uzanır.
Hafta sonu düzenini ayrıca kontrol edin. Geceye uzanan aralıklarda bir önceki günün planı ertesi sabahı da kapsayabileceğinden, haftayı bir bütün olarak gözden geçirin.
6. Görüşmenin ekipte mi Gestor’da mı olduğunu takip edin
Görüşmeler sekmesinde görüşmenin yönetim durumunu izleyebilirsiniz. Ekibe al ile görüşmeyi insan desteğine geçirebilir, Gestor etkin olduğunda Gestor sürdürsün ile yeniden Gestor’a bırakabilirsiniz.
Bir görüşmeyi açıkça Gestor’a bırakmak ile otomatik çalışma saatlerini kullanmak farklı akışlardır. Çalışma saatleri otomatik modun zaman planını belirler; ekibin görüşme üzerindeki yönetim seçimini de ayrıca kontrol edin.
7. Kaydedin ve yanıtları gözden geçirin
Bilgi tabanını, dilleri ve saatleri kontrol ettikten sonra Gestor ayarlarını kaydet düğmesini kullanın. Ardından kendi sitenizde herkese açık bilgilerle birkaç örnek soru deneyin: bir hizmet sorusu, bilgi tabanında bulunmayan bir ayrıntı ve yetkiliyle görüşme isteği gibi.
Görüşmelerdeki Gestor yanıtlarını inceleyin. Eksik kalan konuları doğrulanmış bilgilerle tamamlayın; tekrar eden sorular için kısa, doğrudan kayıtlar hazırlayın. Kalan Gestor kredisini ve ay içindeki kullanımı da Görüşmeler bölümünden takip edin.
WordPress kullanıyorsanız bilgi tabanı ve saat güncellemelerini Gestero panelinden yönetebilirsiniz. Site bağlantısının kurulumu için mevcut Chat rehberindeki WordPress adımlarını izleyin. Düzenli içerik kontrolü, Gestor’un işletmenizi anlatırken güncel bilgilere dayanmasına yardımcı olur.