İşletmenizin kurumsal e-posta iletişimini bir ekip üyesi devraldığında, ilgili posta hesabının doğru kullanıcıyla eşleştirilmesi gerekir. Gestero’da bu eşleştirmeyi yeni kullanıcı oluştururken veya mevcut kullanıcı listesinden yapabilirsiniz.
Bu rehber, işletmenizde zaten bulunan bir kurumsal posta hesabını ekip üyesine atamaya odaklanır. Kullanacağınız posta kutusunun önceden oluşturulmuş olması ve işlemi yapan hesabın ilgili yönetim yetkilerine sahip olması gerekir. Ekranların kullanılabilirliği işletmenizin modüllerine ve kullanıcı yetkilerine bağlıdır.
1. Giriş e-postası ile posta hesabının farkını bilin
Giriş e-postası, ekip üyesinin Gestero paneline giriş yaparken kullandığı adresi ifade eder. Posta hesabı alanı ise mevcut bir kurumsal posta kutusunu bu kullanıcıyla eşleştirir. Formdaki bu iki alanı ayrı değerlendirin.
Posta hesabı seçmek tek başına yeni bir e-posta kutusu oluşturmaz. Önce hangi ekip üyesinin hangi posta hesabından sorumlu olacağını belirleyin. Böylece kullanıcı kaydı oluştururken doğru kutuyu seçebilir ve sonrasında listedeki eşleştirmeyi kontrol edebilirsiniz.
2. Yeni kullanıcıya kurumsal posta hesabı atayın
Sol menüde İşletme yönetimi → Kullanıcılar bölümünü açın.
Yeni kullanıcı düğmesine basın.
Ad soyad ve Giriş e-postası alanlarını doldurun.
Formdaki Geçici parola alanını tamamlayın. Giriş bilgilerini yalnızca ilgili ekip üyesiyle paylaşın.
Rol alanında kişinin görevine uygun rolü seçin.
Posta hesabı listesinden eşleştirmek istediğiniz mevcut kurumsal hesabı seçin.
Bilgileri kontrol edip Kullanıcıyı kaydet düğmesine basın.
Henüz bir posta hesabı eşleştirmeyecekseniz Atama yok seçeneğini koruyabilirsiniz. Hesap oluşturulduktan sonra kullanıcı listesinden eşleştirme yapabilirsiniz.
3. Mevcut kullanıcının posta hesabını seçin
Kullanıcı daha önce oluşturulmuşsa yeni bir kayıt açmanız gerekmez. Kullanıcılar ekranındaki arama alanıyla ilgili kişiyi bulun; gerektiğinde durum filtresiyle listeyi daraltın. Kullanıcı satırında rol, posta hesabı ve durum bilgileri birlikte gösterilir.
Satırdaki Posta hesabını seç işlemini açıp ilgili hesabı seçerek ekrandaki atama adımını tamamlayın. İşlemin ardından kullanıcının Posta hesabı sütununu kontrol edin. Yanlış kullanıcıya atama yapmamak için adı ve giriş e-postasını işlemden önce birlikte inceleyin.
4. Posta kutusu atamasını rol yetkileriyle birlikte değerlendirin
Posta hesabı eşleştirmesi ve panel rolü farklı ayarlardır. Ekip üyesinin görevini yerine getirebilmesi için uygun role de sahip olması gerekir. Bununla birlikte, yalnızca e-posta iletişiminden sorumlu bir kişiye bütün işletme yönetimi yetkilerini vermeniz gerekmeyebilir.
İşletme yönetimi → Roller bölümünde mevcut rolleri inceleyebilirsiniz. İhtiyaç duyarsanız Yeni rol ile rol adı ve açıklama belirleyip modüllerdeki gerekli işlem yetkilerini seçin. Görüntüleme, oluşturma, güncelleme ve silme seçeneklerini ayrı ayrı değerlendirin; seçimleri kontrol ederek Rolü kaydet düğmesini kullanın.
İşletme Admin rolünü günlük iletişim görevleri için tanımladığınız rollerden ayrı düşünün. Rol seçiminden sonra kişinin görevine uygun ekranlara erişebildiğini kontrol edin.
5. E-posta uygulamasının bağlantısını ayrıca kurun
Gestero’daki kullanıcı–posta hesabı eşleştirmesi, telefonunuzdaki veya bilgisayarınızdaki e-posta uygulamasının sunucu ayarlarından farklı bir adımdır. Bir e-posta uygulaması kullanacaksanız kurumsal e-posta için IMAP ve SMTP kurulum rehberini inceleyin.
Ekipte görev değişikliği olduğunda kullanıcı, rol ve posta hesabı eşleştirmelerini yeniden gözden geçirin. Doğru kişiyi doğru kurumsal hesapla eşleştirmek, işletmenizde e-posta sorumluluklarının açık biçimde takip edilmesini sağlar.