Telefonla alınan rezervasyonlar, mesajlarda kalan müşteri bilgileri ve farklı yerlere yazılan notlar… İşletmenizin programını takip etmek zamanla zorlaşabilir. Gestero Rezervasyon modülü, kayıtlarınızı tek bir yerde toplamanıza ve müşterilerinizin online rezervasyon oluşturabileceği bir sayfa hazırlamanıza yardımcı olur.
Bu rehberde ilk rezervasyonunuzu eklemeyi, uygunluk kurallarınızı belirlemeyi ve rezervasyon sayfanızı paylaşmayı adım adım anlatıyoruz.
1. Rezervasyon modülünü açın
Gestero paneline giriş yapın ve Planlama → Rezervasyonlar bölümünü açın. Bu alanda mevcut kayıtlarınızı, müşteri bilgilerini, hizmetleri, başlangıç ve bitiş saatlerini ve rezervasyon durumlarını görebilirsiniz.
Modülü kullanabilmek için işletmenizin aboneliğinde Rezervasyonlar modülünün etkin olması gerekir. Kayıt oluşturma, ayar değiştirme ve iptal işlemleri de kullanıcı yetkilerine göre kullanılabilir.
2. İlk rezervasyonunuzu oluşturun
Telefonla veya yüz yüze aldığınız bir rezervasyonu panele eklemek için Rezervasyon oluştur düğmesine basın.
Açılan formda şu bilgileri doldurun:
Müşteri adı: Rezervasyonun kimin adına oluşturulduğunu yazın.
Müşteri e-postası ve telefon: İletişim bilgilerini ekleyin. E-posta adresi, hatırlatma gönderimi için de kullanılır.
Hizmet: Rezervasyonun konusunu belirtin.
Tarih ve saat: Gelecekteki başlangıç zamanını seçin.
Süre: Rezervasyonun kaç dakika süreceğini belirleyin.
Not: Hazırlık veya müşteri talebi gibi ek bilgileri yazın.
Örneğin, bir danışmanlık görüşmesi için hizmet alanına “İlk tanışma görüşmesi”, süreye ise “60 dakika” girebilirsiniz. Bilgileri kontrol ettikten sonra Rezervasyonu oluştur düğmesine basın.
Gestero, seçtiğiniz zaman aralığını mevcut rezervasyonlar ve ilgili randevu kayıtlarıyla karşılaştırır. Çakışma varsa kaydı oluşturmanız için farklı bir saat seçmeniz gerekir.
3. Online rezervasyon kurallarınızı belirleyin
Müşterilerinizin hangi gün ve saatlerde rezervasyon oluşturabileceğini Uygunluk ve hatırlatıcılar alanından düzenleyebilirsiniz.
Bu bölümde:
Rezervasyona açık günleri ve mesai saatlerini seçin.
Online rezervasyonların süresini belirleyin.
En erken kaç dakika sonrası için rezervasyon alınabileceğini ayarlayın.
Kaç gün ileriye kadar rezervasyon kabul edeceğinizi belirleyin.
İşletmenizin saat dilimini kontrol edin.
Örneğin, hazırlık için en az iki saate ihtiyacınız varsa En erken rezervasyon alanını 120 dakika olarak ayarlayabilirsiniz. Yalnızca önümüzdeki bir ay için rezervasyon almak istiyorsanız rezervasyon penceresini 30 gün seçebilirsiniz.
Bu kurallar müşterilerin kullandığı online rezervasyon sayfasına uygulanır. Ayarlarınızı Uygunluk ayarlarını kaydet düğmesiyle kaydedin.
4. Rezervasyon sayfanızı hazırlayın
Rezervasyon sayfası sekmesinde müşterilerin göreceği başlığı, açıklamayı ve başarılı işlem mesajını düzenleyin.
Başlıkta işletmenizin adını ve sayfanın amacını açıkça belirtin. Açıklama alanında ise rezervasyon öncesinde bilinmesi gereken kısa bilgilere yer verin.
Örneğin:
Başlık: İşletmemiz İçin Online Rezervasyon
Açıklama: Size uygun tarih ve saati seçerek rezervasyonunuzu oluşturabilirsiniz. Görüşme öncesinde paylaşmak istediğiniz bilgileri not alanına ekleyebilirsiniz.
Birden fazla dil kullanıyorsanız içeriklerinizi dil sekmelerinden hazırlayın. Otomatik çeviriyle oluşturduğunuz metinleri kaydetmeden önce kontrol edebilirsiniz.
Canlı önizleme ile sayfanızı inceleyin, içeriği kaydedin ve hazır olduğunda Yayına al düğmesine basın.
5. Rezervasyon bağlantınızı müşterilerinizle paylaşın
Yayındaki sayfanızı Sayfayı aç düğmesiyle görüntüleyebilirsiniz. Sayfanın bağlantısını web sitenize, sosyal medya profilinize veya müşterilerinize gönderdiğiniz bilgilendirme mesajlarına ekleyebilirsiniz.
Müşterileriniz bu sayfada iletişim bilgilerini, almak istedikleri hizmeti ve tarih-saat bilgisini girerek rezervasyon oluşturabilir. Sistem, belirlediğiniz uygunluk kurallarını ve zaman çakışmalarını kontrol eder.
Online oluşturulan kayıtlar da paneldeki rezervasyon listenize gelir.
6. Hatırlatma zamanını ayarlayın
Hatırlatma zamanı alanından rezervasyondan kaç dakika önce e-posta hatırlatması gönderileceğini belirleyebilirsiniz. Örneğin 1440 dakika, bir gün öncesi anlamına gelir.
Hatırlatmanın gönderilebilmesi için kayıtta geçerli bir müşteri e-postası bulunmalı ve sistem e-posta gönderimi çalışır durumda olmalıdır. Telefon numarası eklemek, tek başına SMS veya WhatsApp hatırlatması gönderileceği anlamına gelmez.
7. Kayıtlarınızı takip edin ve gerektiğinde iptal edin
Rezervasyon listesinden müşteri, hizmet, tarih ve durum bilgilerini takip edin. Gerçekleşmeyecek bir rezervasyon için ilgili satırdaki Rezervasyonu iptal et simgesini kullanın.
İptal edilen kayıt listede İptal edildi durumuyla görünür ve zaman aralığını artık dolu tutmaz. Böylece geçmiş kaydı görebilir, programınızı güncel tutabilirsiniz.
İlk adım olarak çalışma saatlerinizi belirleyin, rezervasyon sayfanızı hazırlayın ve bağlantınızı müşterilerinizle paylaşın. Telefonla aldığınız rezervasyonları da aynı panele ekleyerek işletmenizin rezervasyon akışını tek yerden takip edebilirsiniz.