Hizmetlerinize göre değişen görüşme süreleri, müşterilerden gelen randevu talepleri ve gün içinde takip etmeniz gereken bir program… Gestero Randevu Yönetimi, bu akışı tek panelde düzenlemenize yardımcı olur. Hizmetlerinizi ve sürelerini tanımlayabilir, müşterilerinize uygun saatleri sunabilir ve gelen talepleri kontrol ederek onaylayabilirsiniz.
Bu rehberde randevu sayfanızı hazırlamayı, uygunluk kurallarınızı belirlemeyi ve günlük randevu takibini adım adım anlatıyoruz.
1. Randevu Yönetimi modülünü açın
Gestero panelindeki Planlama menüsünden randevu yönetimi alanını açın. Menüde Randevularım adıyla görebileceğiniz bu modülde Talepler, Takvim ve Randevu sayfası sekmeleri bulunur.
Başlamak için işletmenizin aboneliğinde Randevu Yönetimi modülünün etkin olması gerekir. Görüntüleme, kayıt oluşturma, durum değiştirme ve iptal işlemleri kullanıcı yetkilerinize göre kullanılabilir.
2. Hizmetlerinizi ve sürelerini tanımlayın
Randevu sayfası sekmesini açın. Hizmetler alanında Hizmet ekle düğmesiyle sunduğunuz hizmetleri oluşturun; her biri için bir ad ve dakika cinsinden süre belirleyin.
Örneğin bir danışmanlık işletmesi “İlk görüşme” için 30 dakika, “Detaylı danışmanlık” için 60 dakika tanımlayabilir. Müşteri hizmeti seçtiğinde, sistem o hizmetin süresine uygun boş saatleri sunar.
Hizmet süresi ile saat seçimi aralığı farklı ayarlardır. Hizmet süresi görüşmenin ne kadar süreceğini; saat seçimi aralığı ise olası başlangıç saatlerinin kaç dakika arayla listeleneceğini belirler. Örneğin 60 dakikalık bir hizmet için başlangıç saatlerini 30 dakika arayla sunabilirsiniz.
3. Çalışma günlerinizi ve uygun saatlerinizi belirleyin
Uygunluk ve yayın ayarları bölümünde işletmenizin saat dilimini, mesai başlangıcını, mesai bitişini ve randevu alınabilecek günleri seçin. Ardından şu iki sınırı belirleyin:
En erken randevu: Şu andan itibaren en az kaç dakika sonrası için randevu alınabileceğini belirler. Hazırlık için iki saat gerekiyorsa 120 dakika seçebilirsiniz.
En ileri randevu: Kaç gün sonrasına kadar randevu kabul edeceğinizi belirler. Örneğin 30 gün seçerek önümüzdeki bir ayı açabilirsiniz.
Uygun saatler hesaplanırken hizmet süresi, çalışma saatleri ve mevcut onaylı kayıtlar dikkate alınır. Gestero aynı zaman aralığındaki onaylı rezervasyonları da kontrol ederek çakışmaları önlemeye yardımcı olur.
4. Manuel veya otomatik onayı seçin
Randevu taleplerini otomatik onayla ayarı, müşterilerinizden gelen online taleplerin nasıl işleneceğini belirler.
Kapalıysa: Talepler Beklemede durumuyla alınır. İşletmeniz talebi inceler, ardından onaylar veya reddeder.
Açıksa: Uygun saate gelen talepler doğrudan Onaylandı durumuyla kaydedilir.
Bekleyen bir talep saati kesin olarak ayırmaz. Talebi onayladığınızda saat uygunluğu yeniden kontrol edilir. Bu nedenle manuel onay kullanıyorsanız bekleyen talepleri düzenli olarak inceleyin.
5. Randevu sayfanızı hazırlayıp paylaşın
Aynı sekmede sayfa başlığını, açıklamayı, talep alındı mesajını ve marka rengini düzenleyin. Başlığınız müşteriye hangi işletmeden randevu aldığını açıkça anlatmalı; açıklamanız ise görüşme öncesinde bilinmesi gereken kısa bilgileri içermelidir.
İşletmenizde birden fazla dil etkinse, dil sekmelerinden sayfa metinlerini ve hizmet adlarını hazırlayabilirsiniz. Otomatik çevirileri kontrol edip gerektiğinde düzenleyin; çeviriler kaydettiğinizde uygulanır.
Canlı önizleme ile görünümü kontrol edin. Hazır olduğunuzda Randevu sayfasını yayınla seçeneğini açıp Ayarları kaydet düğmesine basın. Yayın ve içerik değişiklikleri kaydettiğinizde uygulanır.
Bağlantıyı kopyala düğmesiyle randevu adresinizi alın. Bağlantıyı web sitenize veya sosyal medya profilinize ekleyebilirsiniz. Müşteriniz hizmeti, günü ve uygun saati seçer; ad soyad, e-posta ve isteğe bağlı telefon ile not bilgilerini girerek talebini gönderir.
6. Gelen talepleri inceleyin ve yönetin
Talepler sekmesinde müşteri, hizmet, tarih ve durum bilgilerini birlikte görebilirsiniz. Ad, telefon, e-posta veya hizmete göre arama yapabilir; durum filtresiyle yalnızca bekleyen ya da onaylanan kayıtları görüntüleyebilirsiniz.
Bir kaydın ayrıntılarını açarak iletişim bilgilerini, müşteri notunu ve kaydın randevu sayfasından mı işletme panelinden mi geldiğini inceleyin. Bekleyen taleplerde Talebi onayla veya Talebi reddet işlemini kullanın.
Telefonla ya da yüz yüze aldığınız bir randevuyu eklemek için Randevu ekle düğmesine basın. Hizmeti, günü ve uygun saati seçip müşteri bilgilerini doldurun. Panelden oluşturduğunuz kayıtlar doğrudan onaylanır; burada da uygunluk kuralları geçerlidir.
7. Takvimden programınızı takip edin
Takvim sekmesi bekleyen, onaylanan ve tamamlanan randevuları aylık görünümde gösterir. Aylar arasında geçiş yapabilir ve bir randevunun üzerine tıklayarak ayrıntılarını açabilirsiniz.
Üstteki Onay bekleyen, Yaklaşan randevu, Bugünkü randevu ve Tamamlanan göstergeleri de programınızın durumunu hızlıca görmenize yardımcı olur.
8. Tamamlanan veya iptal edilen randevuları güncelleyin
Görüşme gerçekleştikten sonra, başlangıç zamanı gelmiş onaylı kaydı Tamamlandı olarak işaretle işlemiyle güncelleyin. Henüz başlamamış bir randevu tamamlandı olarak işaretlenemez.
Gerçekleşmeyecek bekleyen veya onaylı bir randevu için Randevuyu iptal et işlemini seçip iptali onaylayın. Kayıt silinmez; İptal edildi durumuyla geçmişte saklanır.
Hizmetlerinizi doğru sürelerle tanımlamak, çalışma saatlerinizi güncel tutmak ve bekleyen talepleri düzenli incelemek, randevu akışınızın temelini oluşturur. Gestero panelinize giriş yaparak randevu sayfanızı hazırlayabilir ve müşterilerinize uygun saatleri sunmaya başlayabilirsiniz.